Prendre le temps de trouver les bons outils

Ce billet a été initialement rédigé sur le défunt blogue À la base 2

Ce cas typique, qui croyez-moi arrive souvent en entreprise est au bout du compte un problème grave : on perd de l’argent, on perd du temps, on perd en efficacité… Lorsque nous sommes au point de choisir une application qui nous aidera à améliorer un processus d’affaire, il faut prendre le temps de bien le faire et surtout de mettre les besoins de façon clair. Cela est tout aussi valide, sinon plus, pour un logiciel qu’on fait faire sur mesure.

Par exemple, je suis présentement en recherche d’un logiciel pour faire ma comptabilité, je me suis donc fait une liste de besoin en précisant lesquels sont obligatoires et lesquels sont un “plus value” :

  1. Obligatoires
    1. Fonctionnait sur le Web (de préférence), sinon sous MAC (un avantage) et dans le pire des cas sous Windows (presque a évité, car mon but est de rendre ma comptabilité plus plaisante et si je suis obligé de redémarrer sous Windows à chaque fois [je n’ai pas de VM pour diverses raisons], cela ne m’aidera pas)
    2. Simple d’utilisation avec possibilité que le logiciel “grandisse” avec mon entreprise : je suis seul pour l’instant, donc aucune gestion complexe et je veux garder le tout plaisant, mais je compte grandir.
    3. Gestion de compte manuellement : je ne veux pas être obligé d’importé le fichier provenant de mon institution financière pour y ajouter des éléments.
    4. Catégories de dépenses.
    5. Rapport financier ou mieux exportation dans les fichiers au format habituel pour le comptable.
    6. Encore développé et supporté : un logiciel qui répondrait à mes besoins, mais avec lequel je ne pourrais avoir aucun support en cas de problème, ne me plairait pas (c’est tout de même mes finances d’entreprise, on ne rigole plus).
  2. Intéressants
    1. Consolidation des comptes : je peux le faire de façon manuelle en vérifiant à la fin de mois, mais si je peux importer le fichier de mon institution bancaire pour valider, ça me sauverait du temps.
    2. Application iPhone.
    3. Beau (ce n’est pas obligatoire, mais me semble qu’un logiciel plus joli, mieux fait, rendrait l’expérience plus intéressante).
    4. De préférence pas trop cher, car je pars à mon compte, donc les dépenses sont nombreuses.

Bien sûr créer cette petite liste m’a pris du temps, car il a fallu que je pense bien à mes besoins, que je regarde à droit et gauche ce qui se faisait pour me faire une idée. Je dois dire aussi que j’ai pris plus d’une simple heure pour faire mes recherches : j’ai fait des recherches, créées des comptes, installées, fait des tests plus que 2 minutes, noté des éléments… Présentement je n’ai pas fini mes recherches, mais il ne peut qu’y avoir deux fins possibles avec cette démarche :

  1. J’aurais trouvé un outil qui répondra très bien à mes besoins;
  2. Je vais continuer de faire ma comptabilité dans un fichier style Excel, car je n’aurais pas trouvé de logiciel à mes besoins.

Vous me direz qu’avec la deuxième option je ne serais pas bien avancé, mais je vous dirais que oui. Non je n’aurais pas le logiciel qui m’aidera à avoir une comptabilité plus sûre et plus agréable, mais je n’aurais pas perdu de temps à utiliser un logiciel qui me causera plus de tord que de bien.

De votre côté, pensez-vous qu’il faut prendre le temps de chercher les bons outils adaptés à nos besoins? Pensez-vous plutôt qu’en entreprise nous n’avons pas de temps à perdre pour des recherches et que le premier outil qui semble correct fait l’affaire? Ce n’est pas le but de ce billet, mais j’accepte aussi des suggestions d’outils comptables qui répondraient à mes besoins!

Source de l’image : http://www.futura-sciences.com

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